Smart Working

Lo smart working inteso in senso lato è strettamente legato alla digitalizzazione della azienda; ma mentre questa ha come obiettivo lo sveltimento dei processi, lo smart working ha obiettivi più estesi che passano attraverso la rivoluzione del concetto di ufficio.
Due sono i punti fondamentali su cui si basa: lavorare ovunque e lavorare in squadra. Questa possibilità è legata alle tecnologie disponibili (a costi limitati) solo da pochissimi anni; sono di provenienza consumer e quindi già note alla maggior parte del personale, con contrazione dei costi di addestramento. Benchè risenta del gap generazionale e del digital divide, l’uso di questi strumenti richiede normalmente addirittura meno tempo e sforzo che imparare ad usare correttamente un gestionale aziendale.

Lavorare ovunque è possibile per molti ruoli aziendali che vanno oltre il personale “in mobilità” (agenti, commerciali, assistenza tecnica etc) o telelavoratori (peraltro ben poco diffusi in Italia). Semplicemente si svincola il ruolo impiegatizio (più raramente il personale di produzione) dalla sua scrivania fisica.
Questo risultato si raggiungere impiegando, appunto, tecnologie “nuove” raggruppabili tutte nelle categorie “cloud” e “mobile” che sono (forse un po’ troppo) di moda.
L’accesso ai propri dati e anche al proprio desktop è possibile da qualunque “schermo” presente in azienda o fuori azienda: posti di lavoro condivisi, tablet, telefoni (e aspettiamo gli indossabili), il pc di casa o dell’hotel, la smart TV. Non si tratta semplicemente di accedere ai dati da remoto, ma di vedere il proprio computer da remoto, con benefici collaterali come molto minor lavoro alla sostituzione dell’hardware per obsolescenza, costi minori e sopratutto molto minor sforzo di manutenzione e facilità di affidarla a terzi.
A questo concetto è legato il superamento dell’orario di lavoro, a cui in Italia è spesso circoscritto il termine smart working, confondendo anche troppo il termine (intraducibile?) con la definizione di telelavoro. Ma l’orario ultraflessibile non è il fine, casomai è una opportunità derivante dalla diversa organizzazione.

Lavorare in squadra è ancora più profondamente entrato nella cultura consumer e non solo delle giovani generazioni. L’abitudine ad essere sempre connessi, scambiarsi opinioni, chiedere e dare aiuto o giudizi si trasforma in collaborazione, senza grossi sforzi se non quello dell’approccio personale. Approccio che deve passare dalla valutazione del risultato del mio lavoro al risultato del nostro lavoro; dal paradigma “nostro capo, miei collaboratori” al paradigma “nostro coordinatore, mio team“.
Vale solo per grandi aziende realmente divise in team? Assolutamente no, a maggior ragione lo è nelle piccole aziende, dove un ruolo (a volte più d’uno) è coperto da una sola persona; lavorando in squadra e condividendo l’operato si risolvono i problemi di comunicazione tipici di culture di lavoro con ritmo intenso e caratterizzati da ampia autonomia del singolo.
La tecnologia ha abilitato questa trasformazione con i prodotti di collaboration che vanno oltre (e risolvono i problemi di sovraccarico di informazioni in quantità e momenti sbagliati) le difficoltà di sovraccarico che prima o poi tutti riscontriamo con la posta elettronica. Documenti condivisi (non solo documenti a cui tutti possono accedere, ma su cui tutti possono lavorare, anche contemporaneamente, anche da locazioni fisiche diverse, anche con interazione a distanza tra autori); “social” network privati, forum, blog in cui informare ed essere informati di “cosa succede”; news informative e bacheche virtuali che sostituiscono circolari e avvisi cartacei… tutto questo concorre a un nuovo paradigma organizzativo, smart working, appunto.

smartworking

Per questo non basta mettere uno smartphone in mano ai dipendenti. Non basta farsi trascinare dalla moda e introdurre un cambiamento superficiale, un non cambiamento. Il progetto va studiato sulla organizzazione esistente, con le persone presenti e non implementando un concetto solo teorico.
Non è tanto la tecnologia a fare la differenza quanto il suo impiego: sono strumenti effettivamente capaci di abilitare e accelerare il cambiamento, ma solo strumenti.

Match2Grow propone un percorso guidato dalla tecnica manageriale standard: osservare, pianificare, attuare e ricominciare dalla osservazione del risultato per pianificare e attuare le correzioni necessarie.

Approfondimenti:
Proposta di legge (molto riduttiva, riduce lo smart working a lavoro senza orario e/o a distanza…)
Osservatorio del Politecnico di Milano 

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